REGOLAMENTO GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI
MICOS Spa, di seguito MICOS, si è dotata di un sistema di segnalazione anonimo di condotte non conformi al MOG ai sensi del D.Lgs n. 231/2001, al Codice Etico e a Leggi o regolamenti, al fine di contrastare possibili illeciti e irregolarità e con l’intento di diffondere ai dipendenti, ai clienti, ai fornitori e in senso onnicomprensivo agli stakeholder la cultura dell’etica e della legalità, per creare un ambiente trasparente, partecipativo e di appartenenza all’interno dell’organizzazione.
In ottemperanza a quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023, la Società ha adottato un Sistema di Segnalazioni e Reclami “My Governance” per la ricezione, l’analisi e il trattamento delle segnalazioni riguardanti MICOS che siano inviate da Terzi o da interni a MICOS, tutelando altresì in modo semplice e sicuro chi segnala le condotte illecite nell’ambiente di lavoro.
COSA SI PUÒ SEGNALARE?
Attraverso “My Governance” chiunque può inviare, con la massima garanzia di riservatezza, segnalazioni circostanziate riguardanti condotte illecite che in buona fede, sulla base della ragionevole convinzione fondata su elementi di fatto, ritengano essersi verificate e siano venuti a conoscenza.
Le segnalazioni possono avere ad oggetto i sospetti del compimento di uno dei reati previsti e di seguito elencati a titolo esemplificativo:
- Violazioni del Modello 231 societario e delle procedure che ne costituiscono attuazione e/o della Policy Anticorruzione della Società e/o del Codice Etico e/o delle normative interne aziendali e/o in ogni caso idonee ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine o reputazionale, a MICOS;
- Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
- Condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231;
- Illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea e delle disposizioni nazionali che ne danno attuazione;
- Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea;
- Comportamenti professionali contrari alle disposizioni relative al “rispetto per le persone” (ad esempio, discriminazione, molestie, mobbing, ecc.);
- Violazione delle regole a tutela degli interessi dei clienti (ad esempio fatturazione di commissioni senza informare il cliente, arbitrato indebito, etc.);
- Comunicazione non autorizzata di informazioni riservate, furto o fuga di dati;
- Violazione dei diritti umani e delle libertà fondamentali, della salute e della sicurezza delle persone o dell’ambiente, rilevati nell’ambito delle attività svolte da MICOS, da un cliente o da un fornitore che ha una relazione commerciale con MICOS;
- Gravi violazioni delle politiche dei fornitori;
- Situazioni di contrasto o violazione dei principi di responsabilità sociale definiti nello Standard SA8000.
Le segnalazioni che abbiano ad oggetto doglianze, richieste personali o, più in generale, circostanze non rilevanti ai fini di cui sopra, potrebbero non essere tenute in considerazione. Le segnalazioni devono essere rese in buona fede, circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, anche al fine di non disperdere l’efficacia dello strumento messo a disposizione.
GESTIONE SEGNALAZIONE
Le segnalazioni sono indirizzate all’Organismo di Vigilanza della Società e/o agli organi preposti rispetto all’area di competenza. L’Organismo di Vigilanza gestisce le segnalazioni relative alla violazione o tentata elusione del Modello 231 societario e/o delle procedure che ne costituiscono attuazione o a violazioni del Codice Etico che hanno o potrebbero avere rilievo ai sensi del D.lgs. n. 231/2001.
Qualora, all’esito della verifica, la Segnalazione risulti fondata, MICOS, in relazione alla natura della violazione, provvederà a:
- a) comunicare l’esito degli accertamenti ai vertici della Società e alle strutture competenti, affinché adottino gli eventuali ulteriori provvedimenti e/o azioni che nel caso concreto si rendano necessari a tutela della Società stessa;
- b) comunicare detto esito all’Amministratore Unico della violazione accertata, affinché sia espletato l’esercizio dell’azione disciplinare;
- c) presentare denuncia all’autorità competente.
CHI PUÒ FARE LA SEGNALAZIONE?
CHIUNQUE: Dipendenti, fornitori clienti, altro. MICOS garantisce l’assoluta riservatezza dell’identità del segnalante, del contenuto della segnalazione e quella del soggetto “segnalato”, indipendentemente dalla scelta di rendere una segnalazione in forma anonima o meno, attraverso protocolli sicuri e strumenti di crittografia che permettono di proteggere i dati personali e le informazioni fornite. L’identità del segnalante non è mai rivelata senza il suo consenso, ad eccezione dei casi previsti dalla normativa vigente.
MICOS vieta (e sanziona per quanto consentito dai propri poteri e facoltà) ogni forma diretta o indiretta di provvedimenti e comportamenti ritorsivi o discriminatori adottati nei confronti del Segnalante in conseguenza della segnalazione, inclusi quelli omissivi, anche tentati o minacciati, nonché quelli rivolti a terzi connessi al Segnalante, quali parenti, colleghi, soggetti giuridici di cui i Segnalanti sono proprietari o per cui lavorano, che operano in un contesto lavorativo collegato a MICOS.
SEGNALAZIONE ATTRAVERSO IL CANALE ESTERNO E DIVULGAZIONE PUBBLICA
Le due tipologie di segnalazione supplementare (Canale esterno di segnalazione all’ANAC e Divulgazione pubblica) possono essere utilizzate solo ed esclusivamente quando non si hanno riscontri attraverso il canale di segnalazione interno e, per le modalità operative di riferimento, è possibile fare riferimento a quanto contemplato in materia dal Decreto in specie (D.Lgs.n.24/2023 – Whistleblowing).
IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni, i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento EU 679/2016 e D.Lgs.196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018). È possibile consultare l’informativa sul trattamento dei dati personali di MICOS cliccando sul seguente link: https://www.micosspa.it/privacy-policy/
Allo stesso modo la gestione dei dati, una volta inserita la segnalazione verranno trattati nel rispetto della Privacy Policy del gruppo ZUCCHETTI raggiungibile a questo indirizzo: https://www.mygovernance.it/privacy-policy/
COME SEGNALARE?
Seguendo le istruzioni riportate:
DA LEGGERE – ISTRUZIONI WHISTLEBLOWING IT (mygovernance.it)
Accedendo al seguente link per procedere alla Segnalazione: